岩田労務管理事務所

調査立合

調査立合日々の業務を行っていると、突然調査の通知が来ることがあります。

心の準備もないまま調査の連絡が来ると、どうしたらいいものかと焦ってしまうことがよくあります。
調査の通知には日時と場所、準備する書類等が記載されていますので、そろえるべき書類をきちんとそろえて、実際の調査にのぞむ必要があります。
適正な労務管理が行われていなかった場合に、調査によっては遡っての適用や資格の取得、未払い賃金の支払いを命じられます。
調査にもいろいろな種類があります。まずどんな調査がどんな目的で行われているのかを知ることが大事です。

調査の種類

  • ・ 労働基準監督署による調査
  • ・ 年金事務所による調査
  • ・ 会計検査院による調査

労働基準監督署による調査

調査立合労働基準監督署が行う業務の1つに監督指導があります。
これは、労働基準法、労働安全衛生法、最低賃金法などの法律にもとづいて、定期的に、あるいは労働者からの申告を契機として、事業場(工場や事務所など)に立入り、または呼び出しを行い、機械・設備や帳簿などを調査して、関係労働者の労働条件の確認を行うというものです。
この監督指導業務の一環としての調査を「臨検」といいます。
結果、違反が認められたときには、事業主に対して是正の指導が行われます。
また危険性の高い機械・設備に関しては、その場で使用停止などを命ずる行政処分が行われることもあります。

臨検には、
1.定期監督
2.再監督
3.申告監督
4.災害時監督
があります。

1. 定期監督(主に呼び出し調査)

労働条件(等)に関する調査

賃金、時間外労働、休日、変形労働時間制、健康診断等が労働基準関係法令に則して適正に行われているかどうかを確認する調査。
来署依頼の封書が届き、労働基準監督署に下記書類を持参して、指定期日に出向いて調査を受けます。
都合が悪い場合には、あらかじめ連絡を入れることにより、期日を変更することができます。
この調査は労働局や労働基準監督署が、年度ごとにある特定の業種等を絞って、任意に抽出した事業所に対して行われます。

準備する書類例

労働条件等調査票(あらかじめ記入)、労働者名簿、シフト票や年間カレンダー等の勤務票、過去3 ヶ月分の労働者全員分の賃金台帳、過去3 ヶ月分の労働者全員分のタイムカード・出勤簿(残業時間のわかるもの)、時間外・休日労働に関する協定届(直近3 ヶ月分に係る)、1 年単位の変形労働時間制に関する協定届(該当する場合)、就業規則・賃金規則、パート・アルバイトに関する雇入通知書、来所者の認印 等
*準備書類は実際と異なる場合があります。

次に挙げる労働基準監督署による立入り調査は事前に立入りの日にちを通知される場合と、突然抜き打ちで行われる場合があります。以下の調査が含まれます。

2. 再監督

以前調査を行った事業所のうち、是正勧告を行った所に対し、是正項目が報告どおりに実施されているかどうかを確認するために行う調査。

3. 申告監督

労働者の申告にもとづき行われる調査。立入り調査の場合と呼び出し調査の場合があります。
調査内容は申告によるので、特定はできません。
残業代未払いや解雇に関する調査が多いようです。

4. 災害時監督

労働災害が起こった場合に、その発生原因の追求と再発防止のために行われる調査。
事故が起きた工場の機械や事故当時の状況、労働条件や労働契約についてなど、詳しく調べられます。

その他の調査として、納付済みの労働保険料の調査があります。

5. その他の調査

労働保険料の算定基礎調査

労働保険年度更新における確定保険料(過去2 年度分が適正に支払われているかどうか)を確認する調査。
調査に対する封書が届き、あらかじめ指定された日に事業場に労働基準監督署の労災課の担当者が来て調査を行います。
労働局の労働保険適用課からの調査の場合もあります。
一般の事業の調査と 建設事業の元請工事(一括有期事業)に関する調査とがあります。

<準備する書類例>
労働保険確定保険料申告書(過去2 年度分)、確定保険料算定基礎賃金集計票、賃金台帳、賃金計算書、タイムカード・出勤簿、給与所得源泉徴収簿・源泉所得税納付書(該当分)、 労働者名簿、契約書、雇入通知書、決算書および総勘定元帳、就業規則、給与規程、会社経歴書、定款 等
出向者がいる場合は出向契約書、賃金 等

<一括有期事業の場合>
請負契約書・変更契約書・工事台帳・工事決算書、工事請書・設計書・工事工程表・工事依頼書、工事着工・竣工届、総勘定元帳等の会計帳簿、原価計算報告書・支給資材明細書
その他証拠となる資料(一括有期事業開始届等)

*準備書類は実際と異なる場合があります。

年金事務所による調査

年金事務所は、健康保険・厚生年金の財源である保険料を適正に徴収する目的で定期的にすべての社会保険適用事業所に対して調査を行っています。(おおむね4~5年に1度)
年金事務所の調査では主に以下のポイントが確認されます。

  • ・パート・アルバイト等の非正規社員の社会保険加入は適正か
  • ・資格の取得・喪失の時期は適正か
  • 標準報酬月額( 社会保険の等級)は適正か
  • 賞与支払届はきちんと提出されているか
  • ・給与の変動時に随時改定がきちんと行われているか

1. 新規適用事業所に対する資格および報酬等の確認調査

社会保険の新規適用を行った事業所に対して、新規適用から半年~1年後を目処に社会保険の適正な加入が行われているかどうかを確認する調査です。

<準備する書類例>
労働者名簿、契約書、雇入通知書、源泉所得税領収証書、個人別所得税源泉徴収簿 等
全員分の賃金台帳、賃金支給明細書(社会保険加入時から現在まで)
全員分のタイムカード・出勤簿(社会保険加入時から現在まで)
就業規則、給与規程、事業所名、所在地のゴム印および社印、代表者印 等

*準備書類は実際と異なる場合があります。

2. 算定基礎定時決定時調査

社会保険の年次処理である算定基礎届の提出時に、適正に届が行われているかどうかを確認する 調査です。

<準備する書類例>
算基礎届、算定基礎届総括票および附表、全員の賃金台帳、賃金支給明細書(半年~1年分)、全員のタイムカード・出勤簿( 半年~1年分)、源泉所得税領収証書(半年~1年分)
*準備書類は実際と異なる場合があります。

3. 総合調査(資格および報酬等の調査)

定期的に事業所を抽出して行われる調査です。

<準備する書類例>
労働者名簿、契約書、雇入通知書、源泉所得税領収証書、個人別所得税源泉徴収簿 等
全員分の賃金台帳、賃金支給明細書(1~2年分)、全員分のタイムカード・出勤簿(1~2年分)、就業規則、給与規程、年金事務所への提出済書類控、事業所名・所在地のゴム印および社印、代表者印 等
*準備書類は実際と異なる場合があります。

会計検査院による調査

会計検査院とは、国が補助金を支出する行政機関などに対して検査を行う機関です。
会計検査院の検査は国からの支出があるすべての行政機関に対して行われ、年金事務所、労働局、ハローワークもその検査対象となります。
会計検査院は検査対象の年金事務所、労働局、ハローワークにおいて、事務処理が適切に行われ、国からの補助金が適正に使われているかどうかを検査します。 年金事務所であれば、社会保険適用が適切に行われているかどうか、労働局・ハローワークであれば、失業給付や助成金等が適切に支給されているかどうかを検査するために、管轄の企業の調査が行われます。 調査対象となった企業は年金事務所、またはハローワークから次のような調査の書類が届きます。

例1) 会計検査院の実地検査に伴う健康保険および厚生年金関係の調査について
<準備する書類等>
労働者名簿、契約書、雇入通知書 、源泉所得税領収証書、個人別所得税源泉徴収票、賃金台帳、賃金支給明細書(2年分)、タイムカード・出勤簿(2年分)、就業規則、給与規程、年金事務所への提出済書類控、事業所名、所在地のゴム印および社印、代表者印 等
*準備書類は実際と異なる場合があります。

例2) 会計検査院の実地検査受験に伴う関係書類の借用について
<借用書類一覧>
1. 検査対象者 ○○○○様
2. 借用したい書類および範囲
労働者名簿(退職者を含む全従業員分)、出勤簿、タイムカード、賃金台帳、源泉徴収票、雇用契約書、雇入通知書、総勘定元帳、現金出納帳、および伝票類、会社パンフレット、定款、登記簿謄本、法人税申告書別表第2(直近のものの写し)就業規則、賃金規定
* 借用書類は実際と異なる場合があります。

会計検査院の実地検査に伴う調査は、上記例1のように、会社が書類をそろえて行政機関に出向いて調査を受ける場合と、上記例2のように、行政機関が関係書類を会社から1 ヵ月程度預かって調査を実施する場合があります。

会計検査院の調査はあくまでも法に則って厳密に行われます。
国の支出を適正に処理しているかどうかを調べますから、個々の事情による例外は許されません。

年金事務所の実地検査に伴う調査であれば、社会保険に加入しなければならない従業員が未加入の場合、2年間遡って加入させられるおそれがあります。
また、ハローワークの実地検査に伴う調査で、失業給付等の不正受給が発覚すると、不正受給を受けた全額の返還を求められるほか、返還した額の2 倍相当額以下の金額を納付させられるおそれがあります。

調査というと否定的なイメージで捉えられることが多いですが、調査を事業運営の改善のための好機ととらえ、指摘を受けた事項は是正、訂正して、今後よりよい事業運営を行っていくことが大切です。
長い目で見れば、適正な事業運営をしていくための努力が会社の存続と繁栄につながります。

岩田労務管理事務所の調査立会いの特徴・流れ

1. 岩田労務管理事務所の調査立会いの特徴は以下のとおりです。 ・現状把握、事前準備、注意すべき点や指摘されやすい事項の説明など細かい打合せとフォローを行います。 ・調査立会いの後、今後どのような点に注意して事業運営をしたらいいか、改善に必要な項目等を事業改善シートにまとめてお渡しします。

2. 次に調査立会い業務の流れをご説明します。
(書類の準備等にご協力頂きますようにお願い致します。)

1 ご相談・ご契約

1 ご相談・ご契約

まずは、岩田労務管理事務所までご連絡ください。詳しい情報をお聞きした上で、調査立会いが可能と判断した場合は、ご契約となります。

2 書類の準備

2 書類の準備

指定した期日までに、書類をご準備いただきます。

3 打合せ・事前準備

1 ご相談・ご契約

貴社までお伺いして、書類の確認および打合せを行います。前後で随時お電話等にてご連絡をさせていただきます。

4 調査立会い・今後の指導

2 書類の準備

調査当日に調査場所に同行し、立会いを行います。調査後に今後の労務管理におけるポイントを「事業改善シート」でお伝えします。

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